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科技/科普、教育
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善用免費資源,實施個人知識管理

  1. 作者:施保旭
  2. 日期:2008/10
  3. 出處:清流月刊,2008年10月,頁11-16。
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最近邀請一些企業人士談談大學課程的規劃,希望課程內容能對產業的需求有所呼應。出席者踴躍建言,令人深感受益良多。然而,出乎意料之外的是,尋找資料、整理資料以支持自己提案的能力也被列入大學畢業生該提升的能力之一。說它出乎意料之外,主要是因為自從網路普及以來,「上網找資料」已經成了最主要的網路活動之一。可是,從企業經營角度觀察,卻依舊僅是有如村姑野唱,上不了國家劇院的大舞台一般,有待琢磨。

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如果「所謂企劃能力就是為了配合自己的時間,做自己想要做的事所不可或缺的能力。」(悴田進一,《超級企劃高手》)是一個可以接受的觀點的話,如何在有限時間內收集、整理必要的資訊,以綜整呈現自己的觀點,並說服相關的人員以取得必須的資源,便是企劃能力的最基本指標網路之賜,今日收集資訊已不再需要埋首於紙堆之中,但資訊浩瀚,如何篩選與整理反成了更重要的能力。事實上,許多我們常聽聞而對其能力大感佩服的大師或達人們,大多有其自己收集、整理進而呈現資訊的一套方法,值得加以探討學習。

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《超級企劃高手》作者:悴田進一 (Kaseda Shin-ichi)。出版社:有名堂。ISBN:9866883299。出版日:2007-10-1
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《超級企劃高手》作者:悴田進一 (Kaseda Shin-ichi)。出版社:有名堂。ISBN:9866883299。出版日:2007-10-1

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3  壹、建構個人知識體系,讓論述更有力

政大企管系司徒達賢教授是一個例子,在教學、研究、以及演講等等的緊湊行程中,仍能以每週一篇專欄文章,並且每年有一本學術專書出版的速度,不斷的有成果產出。在其文集《整合的實踐》中便指出,「平時的個案討論雖然機鋒處處,但是所運用的觀念通常都相當片段,不必在乎其間的一致性與系統性。經由寫作,才能建立屬於自己的觀念架構與體系。」換句話說,即使個人對於自己的知識已經相當滿意,在與人針對各個案例討論甚至辯論時均能辯才無礙,其知識仍可能有片段化、體系未見得清楚之處。畢竟,口說討論,夾雜著相當的個人機智成份。讓自己想得更清楚,理念更清晰的重要關鍵在於,建立自己的觀念架構與體系

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《整合的實踐》作者:司徒達賢。出版社:天下雜誌。ISBN:9867158911。出版日期:2006-06-01。
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《整合的實踐》作者:司徒達賢。出版社:天下雜誌。ISBN:9867158911。出版日期:2006-06-01。

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廣告大師 James Webb Young 在其所著 A Technique for Producing Ideas 書中曾提出所謂 front-end loading 觀念:在開始接觸一項新計畫,或是開始研究一項新領域時,最好的起始方法是在開始的 48 小時內大量、密集、快速的閱讀。這項閱讀可以建立一個大概的整體知識架構,這個知識架構雖然並不嚴謹也不完整,但是可以作為參考座標讓未來遇到的各種狀況或是知識片段有所分類、歸檔。這個架構也將隨著個人閱歷的增加而逐步整合、演化而愈趨完整。在整合來自不同來源的資訊或經驗時,我們會逐漸發現不同的看法甚至彼此相互矛盾之處;審視整個架構,我們也可能發現邏輯脆弱或是論述不足的地方,此時除了可以指出我們進一步學習的方向之外,也可能代表找到了一片可以發揮的空間。

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《A Technique for Producing Ideas》by James Young
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《A Technique for Producing Ideas》by James Young

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「知識管理」研究學者認為,「隱性知識」形塑了我們對於週遭世界的觀點,因此,它是個人組織知識,進而創造知識的基礎。而「顯性知識」則是人們根據自己研究與經驗累積的隱性知識所發展整理出來的系統化知識。要談到真正的知識吸收與創造,我們必須學習他人的顯性知識,並與自身的隱性知識進行磨合,加以重組,然後逐步轉化成為自己隱性知識的一環。這其中所包括的重組、延伸、修正等等,便是前述知識觀念架構的演化。然而,為了使轉化的效果能達於最佳,我們建議將它筆記化甚至電腦化以讓它更為有跡可循,易於掌握。可用的工具相當的多,心智圖法(mind mapping)便是一個相當受推崇的方法。【圖一】所示的,乃是筆者收集電腦遊戲相關資訊試圖建立一套教學體系時,所建立的心智圖,這張圖仍屬十分初步的階段。一個月後,此圖已發展至一張海報紙大小。即便平時的工作僅針對其中的若干枝幹進行增減或重組,每隔一段時間,筆者便會將全圖輸出,貼在牆上,然後由其中找出可能的新研究領域與方向。

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【圖一】初步的心智圖例 (使用 FreeMind)
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【圖一】初步的心智圖例 (使用 FreeMind)

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6  貳、整理雜學筆記,發揮綜合創造力

然而,許多創意或是知識的新造,往往是在不同領域觀念間的衝擊或相互啟發中所產生。在個人學習的過程中,有許多的知識是不在我們的核心關切範圍的。這些知識便要加以捨棄嗎?倒也不盡然。在環境愈趨複雜,社會變遷愈趨快速的環境中,零散知識的整理,便是另一個重要的學問。名作家亮軒便認為,系統性的知識雖然是安身立命的基礎,但是鑽研越深,越容易與現實社會產生距離,為了避免疏離人群,平日也要培養讀雜書的習慣。換言之,除了收集與我們核心關切範圍有關的專屬資料之外,足以增長見聞的各種一般性資料也該納入。經由深入的觀察,我們可以在不同的知識間發現一些獨特的關連性,這就是產生創意的途徑。隨著人生經驗的成長與累積,許多東西會階段性的受到關注。不僅個人如此,整個社會亦然。當時若不加紀錄收集,許多經驗與感動將一去永不復返假以時日,此階段所收集的資料更將逐漸發酵而發揮「博觀而約取、厚積而薄發」的效益。

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日本暢銷書作者大勝文仁便建議,每天在看電視或是閱讀報紙時,隨時留意任何有可能影響到工作或生活的事物,並隨手用便條紙加以記下或剪下。他並以進入排行榜暢銷書《超有效備忘錄》的寫作經驗為例作說明:當初這本書的寫作動機乃是由電視談話節目主題所激發的靈感,進而組合了數則平日收集的剪報以及隨手筆記而撰成企劃書,在取得資源後,便據以完成了該書的寫作!試想,如果我們平時即將這些知識均收集建成知識庫並加上適當的整理,我們的靈感應該不會輸給他!

同樣的,平時不論閱讀或是瀏覽網頁時,便隨手將覺得可能有用的資訊加以收集下來,整理成一條條的筆記,並加上適當的標題及分類,這也是一項知識庫資源。網路檢索除了可能因為資訊下架,而導致曾經找到的資訊在需要運用時卻再也檢索不到的窘境之外,檢索引擎對於資訊排列的次序也越來越有置入行銷的可能。因此,對於有興趣的資訊應在第一時間即加以收集,方能有獨立判斷與加值運用之空間。

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《超有效備忘錄》作者:大勝文仁。出版社:有名堂文化館。ISBN:9868266947。出版日期:2006-11-06。
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《超有效備忘錄》作者:大勝文仁。出版社:有名堂文化館。ISBN:9868266947。出版日期:2006-11-06。

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每次文章或報告撰述完成提交之後,最常見的處置方式便是將整個檔案擱著,等到哪一天發現哪一部分有用時,再把檔案打開進行拷貝的動作。其實,在任何一件作品中,實際花在資訊收集的工夫都要比最後呈現的部分多得多。這些收集的資訊也可將其內容依個別的主題加以拆解,然後分別收集起來,而成為個人競爭力的法寶

關於這個應用方向,最近幾年受到密切重視的「維基技術」 Wiki 似乎是一個值得嘗試的方向。就筆者的經驗而言,成效也相當可觀。不論採用哪一種工具,必須掌握的一個重點是,越豐富且容易檢索的知識庫,所能帶來的靈感與效益將越多。【圖二】所示的,乃是世新大學智慧財產權研究所與數位多媒體設計學系合作,在教育部所支持的「商標法:理論與案例評析教學改進計畫」所開發的「數位商標法教學網站」,由於能夠兼顧體系性教學與個案教學的需求,並具有強大的編輯與檢索功能,而普受好評。其核心技術,便是運用 Wiki 的知識管理。

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【圖二】以維基技術進行知識管理而建構的教學網站 (使用 TiddlyWiki)
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【圖二】以維基技術進行知識管理而建構的教學網站 (使用 TiddlyWiki)

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9  參、運用適當工具,讓知識管理發揮真正效益

筆記與剪報是傳統對於資訊收集整理的重要法寶,進入電腦時代,電腦檔案則是更為重要的工具。然而,電腦檔案也有是否易於檢索的問題,必須慎為選擇適當的工具,以便能隨時調出有用的材料,否則素材再多,不知活用亦是枉然

一個合用的知識管理工具,必須具備幾個要求:

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* 資料格式必須公開,或是提供可以將資料匯出格式定義完整的資料檔案功能,除了考量與其他工具的整合需求之外,萬一工具本身停止更新,或是發現更佳的工具而要進行資料移轉時,才能進行處理;

* 操作必須直覺,不需要額外再學習一堆新東西,甚至是新的操作程序,否則容易有挫折感;

* 簡單易用的輸入與編輯功能,不需複雜,更不需提供一堆用不著的功能造成虛胖平添困擾;

* 資訊分類整理必須簡明易用,尤其必須能提供「同儕分類」的貼標籤功能,以利資訊分類管理;

* 資訊間的交互參照與連結必須要能簡便的達成,否則將成為一堆的資訊孤島

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* 全文檢索功能為知識管理工作所必備,除了文字的檢索外,一些簡易的組合檢索功能也必須提供,尤其資訊來自不同管道,名詞稱呼各異時;

* 現今許多資訊均來自網路,工具與網路資訊間的介接或轉換必須能輕鬆的達成,否則將浪費一堆力氣在格式轉貼等無生產力之工作上;

* 跨平台功能,當系統更易時,累積的知識必須能夠繼續使用,尤其像硬體升級或系統軟體版本更新時;

* 獲得成本要低,最好是免費,方能鼓勵個人持有與使用。

當然,這邊所列只是個人一時之經驗談,若詳加探究,或是納入各人需求,這份清單想必可以臚列得更完整。然而,各工具各有所長也各有所短,可能無法找到一個工具能完全符合所有的需求。但是,斟酌個人需求重點,仍可能應用自由軟體(freeware,或叫免費軟體)達成相當程度的需求。

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12  肆、結語

知識的累積,不該只是囫圇吞棗,成了兩腳書櫥;也不該僅以獨享為目的,若能讓更多人分享,將可享受到更多不同觀點交互激發的樂趣。養成隨時隨地收集資訊的習慣,並將自己的核心關切範圍的議題逐步整理出自己的架構,不僅可以成為一個博學者,更可以在特定的領域成為真正的專家、創意高手。

【插圖】做一天和尚不能僅固執的撞一天鐘,至少需用三個小時於思考。(台大傅園)

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做一天和尚不能僅固執的撞一天鐘,至少需用三個小時於思考。(台大傅園)
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做一天和尚不能僅固執的撞一天鐘,至少需用三個小時於思考。(台大傅園)

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注釋
1 企業:
2 產業:
3 呼應:
4 踴躍:
5 建言:
6 受益良多:
7 出乎意料之外:
8 提案:
9 不可或缺:
10 說服:
11 指標:
12 拜:
拜...之賜
13 埋首:
14 浩瀚:
15 篩選:
16 達人:
17 司徒達賢:
18 緊湊:
19 專欄:
20 個案:
21 機鋒處處:
22 片段:
23 體系:
24 辯論:
25 辯才無礙:
26 機智:
27 領域:
28 嚴謹:
29 參考座標:
30 歸檔:
31 矛盾:
32 邏輯:
33 論述不足:
34 隱性:
35 顯性:
36 重組:
37 有跡可循:
38 推崇:
39 海報:
40 若干:
41 輸出:
42 往往:
43 核心:
44 倒也不盡然:
45 愈趨:
46 安身立命:
47 鑽研:
48 疏離:
49 雜書:
50 亦然:
51 一去永不復返:
52 假以時日:
53 發酵:
54 博觀而約取、厚積而薄發:
55 暢銷書:
56 便條紙:
57 排行榜:
58 企劃書:
59 瀏覽:
60 網頁:
61 檢索:
62 窘境:
63 引擎:
引擎
檢索引擎
64 置入行銷:
65 加值:
66 檔案:
67 擱著:
68 拷貝:
69 法寶:
70 維基:
71 智慧財產權:
72 商標法:
73 兼顧:
74 素材:
75 枉然:
76 格式:
77 匯出:
78 額外:
79 虛胖:
80 平添:
81 同儕:
82 標籤:
83 交互參照:
84 孤島:
85 全文:
全文
全文檢索
86 介接:
87 跨平台:
88 臚列:
89 各有所長:
各有所長
各有所短
90 斟酌:
91 囫圇吞棗:
92 兩腳書櫥:
93 隨時隨地:

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